(artikel 6.28 van de Verordening op de advocatuur)
Artikel 1 begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
- klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
- klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
- klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;
Artikel 2 toepassingsbereik
1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Van Meggelen Advocatuur en de cliënt.
2. Van Meggelen Advocatuur draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachten-regeling.
Artikel 3 doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. cliëntgericht te reageren op klachten;
e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening
1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. Van Meggelen Advocatuur heeft in de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan rechtbank.
Artikel 5 interne klachtprocedure
1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht in ontvangst genomen door mevrouw mr L.D. van Meggelen.
2. Mevrouw mr L.D. van Meggelen stelt de klager in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht en zal hierop daarna schriftelijk en/of mondeling reageren.
3. Mevrouw mr L.D. van Meggelen tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen.
4. Mevrouw mr L.D. van Meggelen handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5. Mevrouw mr L.D. van Meggelen stelt de klager schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, zullen de klager en mevrouw mr L.D. van Meggelen het oordeel over de gegrondheid van de klacht en eventuele gemaakte afspraken over en weer jegens elkaar (schriftelijk) bevestigen voor akkoord.
Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. Mevrouw mr L.D. van Meggelen neemt bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 7 verantwoordelijkheden
Mevrouw mr L.D. van Meggelen is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht, houdt de
klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht en houdt het klachtdossier bij.
Artikel 8 klachtregistratie
1. Mevrouw mr L.D. van Meggelen registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
Arbeidsrecht